Lei de Parkinson: por que o trabalho ocupa todo o prazo e como usar isso a seu favor

Você tem uma semana para entregar uma apresentação e ela fica pronta, quase sempre, na última noite. Se tivesse três dias, provavelmente também terminaria no limite. Essa sensação de que o trabalho estica até caber no prazo tem nome: Lei de Parkinson. Entender por que ela acontece, e o que as pesquisas dizem sobre prazos e estimativas, ajuda a usar o calendário a seu favor em vez de ser engolido por ele.

De onde vem a Lei de Parkinson?

A frase nasceu em um ensaio publicado na revista The Economist em 19 de novembro de 1955, escrito pelo historiador britânico C. Northcote Parkinson. A abertura ficou famosa: “o trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para a sua conclusão”.

Para ilustrar, Parkinson descreve uma senhora com o dia livre que gasta o dia inteiro para enviar um cartão-postal à sobrinha: uma hora para encontrar o cartão, outra para achar os óculos, meia hora procurando o endereço, uma hora e quinze minutos escrevendo e vinte minutos decidindo se leva ou não o guarda-chuva até a caixa de correio. Uma tarefa que, segundo ele, tomaria três minutos de uma pessoa ocupada.

O alvo principal do texto, em tom irônico, era a burocracia. Parkinson mostrava que os 2.000 funcionários administrativos do Almirantado britânico em 1914 tinham virado 3.569 em 1928, enquanto a Marinha havia encolhido um terço em pessoal e dois terços em navios. Vale lembrar: é um ensaio satírico, não um experimento. Mas a observação central virou referência porque descreve algo que muita gente reconhece no dia a dia.

Por que nossas estimativas falham?

Se o trabalho estica, nossas previsões também costumam encolher. Em um estudo publicado em 1994 no Journal of Personality and Social Psychology, Roger Buehler, Dale Griffin e Michael Ross investigaram a chamada falácia do planejamento, a tendência de subestimar o tempo das próprias tarefas.

No primeiro estudo, 37 estudantes de psicologia que estavam terminando o trabalho de conclusão de curso estimaram quando iriam entregá-lo. Em média, previram terminar em 33,9 dias. Levaram 55,5 dias. Menos de um terço (29,7%) terminou dentro da própria previsão. Mesmo quando foram convidados a imaginar o pior cenário possível, menos da metade (48,7%) cumpriu essa data pessimista.

Os autores explicam que, ao estimar, as pessoas se concentram no plano para o futuro e deixam de lado o que aconteceu em projetos parecidos no passado. Em outro experimento da mesma pesquisa, o viés otimista desapareceu quando os participantes foram orientados a relacionar experiências passadas relevantes com a nova previsão.

Metas intermediárias aproximam o prazo

Prazos longos e distantes ainda trazem outro problema. A meta-análise de Piers Steel sobre procrastinação, publicada em 2007 na Psychological Bulletin, mostra que a distância entre intenção e ação aumenta quanto mais à frente as pessoas planejam, e diminui conforme o prazo se aproxima. Quem procrastina tende a trabalhar muito, mas só perto do fim.

Por isso, Steel aponta que criar metas próximas deve aumentar a motivação. Ele cita, por exemplo, pesquisas em que metas diárias de escrita ajudaram autores acadêmicos a manter um ritmo saudável de publicações, e em que testes frequentes reduziram a procrastinação em cursos nos quais cada aluno seguia o próprio ritmo.

Cuidado: urgência também engana

Usar prazos a seu favor não significa transformar tudo em urgência. Em uma pesquisa publicada em 2018 no Journal of Consumer Research, Meng Zhu, Yang Yang e Christopher Hsee descreveram o efeito da mera urgência. Em cinco experimentos, os participantes escolheram tarefas pouco importantes e com recompensa menor no lugar de tarefas importantes e com recompensa maior, simplesmente porque as primeiras pareciam urgentes, mesmo quando essa urgência era falsa, como uma ilusão de que a oportunidade iria expirar.

A lição para a agenda é direta: prazos chamam atenção. Se apenas as tarefas pequenas tiverem data, são elas que vão ocupar o seu tempo, e as importantes ficam para depois.

Onde a Tríade do Tempo entra

A Tríade do Tempo, metodologia criada por Christian Barbosa, separa as atividades em importantes, urgentes e circunstanciais. Na prática, a Lei de Parkinson e o efeito da mera urgência empurram o dia para o lado do urgente e do circunstancial. Dar prazo e horário na agenda às tarefas importantes é uma forma de equilibrar essa disputa. O Teste da Tríade do Tempo, gratuito, mostra como está a sua distribuição hoje.

Como usar prazos a seu favor: passo a passo

1. Estime pelo histórico, não pelo desejo. Antes de definir um prazo, lembre quanto tempo levaram tarefas parecidas. Foi isso que reduziu o otimismo no estudo de Buehler e colegas.
2. Registre previsto e realizado. Anote quanto achou que levaria e quanto levou. Em poucas semanas, você terá um histórico confiável para as próximas estimativas.
3. Dê um tempo definido às tarefas de rotina. Responder mensagens, revisar um documento ou preparar uma pauta cabem em blocos curtos. Sem limite, tendem a se espalhar pelo dia.
4. Quebre projetos longos em entregas intermediárias, cada uma com data na agenda, como sugerem as metas próximas da revisão de Steel.
5. Coloque prazo no que é importante. Para não cair no efeito da mera urgência, as tarefas importantes também precisam de data e horário.
6. Defina o que é “pronto”. Combine antes o critério de conclusão. Assim, quando o trabalho atinge o objetivo, você encerra, em vez de continuar ajustando detalhes só porque ainda sobra tempo.

Fontes

• Parkinson, C. N. — “Parkinson’s Law” — The Economist, 1955. economist.com
• Buehler, R.; Griffin, D.; Ross, M. — “Exploring the ‘planning fallacy’: Why people underestimate their task completion times” — Journal of Personality and Social Psychology, 1994. doi.org
• Steel, P. — “The nature of procrastination: A meta-analytic and theoretical review of quintessential self-regulatory failure” — Psychological Bulletin, 2007. doi.org
• Zhu, M.; Yang, Y.; Hsee, C. K. — “The Mere Urgency Effect” — Journal of Consumer Research, 2018. doi.org