Interrupções no trabalho: quanto custam e como recuperar o foco

Você finalmente engrenou em uma tarefa importante quando chega uma mensagem, um colega pergunta “tem um minutinho?” ou o telefone toca. A interrupção em si dura pouco. O difícil é voltar: reler o que estava fazendo, lembrar o raciocínio, retomar o ritmo. As pesquisas sobre o tema mostram que esse custo é maior do que parece, e também apontam caminhos para reduzi-lo.

Com que frequência somos interrompidos?

Em um estudo apresentado em 2005 na conferência CHI, Gloria Mark, Victor González e Justin Harris, da Universidade da Califórnia em Irvine, observaram em detalhe a rotina de 24 profissionais da informação, entre gestores, analistas e desenvolvedores. Os resultados mostraram um trabalho muito fragmentado:

• em média, as pessoas ficavam cerca de 11 minutos em uma frente de trabalho antes de mudar de assunto ou ser interrompidas;
• 57% dessas frentes de trabalho eram interrompidas;
• a maior parte do trabalho interrompido (77%) era retomada no mesmo dia, mas, quando isso acontecia, levava em média 25 minutos e 26 segundos para voltar à tarefa;
• antes de retomar, as pessoas passavam, em média, por mais de duas outras atividades.

E nem toda interrupção vem de fora. Em uma entrevista publicada em 2023 pela Universidade da Califórnia, Gloria Mark afirma que “somos tão propensos a interromper a nós mesmos quanto a ser interrompidos por algo externo”. Ela conta que, em 2003, seu grupo mediu que as pessoas ficavam em média cerca de dois minutos e meio em uma tela antes de trocar; em 2012, 75 segundos; e, nos cinco ou seis anos anteriores à entrevista, 47 segundos.

Interrompido, você trabalha mais rápido, e paga com estresse

Um experimento publicado em 2008 por Gloria Mark, Daniela Gudith e Ulrich Klocke trouxe um resultado surpreendente. Os 48 participantes fizeram o papel de um gestor de recursos humanos que precisava responder a uma caixa de e-mails. Em algumas rodadas, eram interrompidos por telefone ou por mensagem instantânea; em outra, trabalhavam sem interrupção.

Com interrupções, eles terminaram a tarefa em menos tempo e sem diferença de qualidade, mas escreveram mensagens mais curtas. A explicação dos autores: quem sabe que será interrompido acelera para compensar. Esse ritmo tem preço. Nas rodadas com interrupção, os participantes relataram mais estresse, mais frustração, mais pressão de tempo e mais esforço, depois de apenas 20 minutos de trabalho interrompido. E não fez diferença se a interrupção era sobre o mesmo assunto da tarefa ou sobre outro tema.

O resíduo de atenção

Há ainda um custo menos visível. Em um artigo publicado em 2018 na revista Organization Science, Sophie Leroy e Theresa Glomb analisaram o que acontece com a atenção quando somos tirados de uma tarefa inacabada. Quando a pessoa sabe que terá de voltar ao trabalho interrompido sob pressão de tempo, ela tem dificuldade de se concentrar na nova demanda. Parte da atenção fica presa na tarefa anterior, o chamado resíduo de atenção, e o desempenho na tarefa que interrompeu cai.

A boa notícia: as autoras testaram uma solução simples, o plano de retomada. Antes de atender a interrupção, a pessoa reflete rapidamente e planeja como vai voltar à tarefa original. Com isso, o resíduo de atenção diminuiu e o desempenho na tarefa que interrompeu não foi prejudicado. Os dados de quatro estudos apoiaram essas conclusões.

Onde a Tríade do Tempo entra

Na Tríade do Tempo, metodologia criada por Christian Barbosa, as atividades se dividem em importantes, urgentes e circunstanciais. Boa parte das interrupções do dia cai nas duas últimas esferas e, quando são constantes, empurram para depois justamente o trabalho importante, aquele que exige concentração. Para enxergar como está a sua distribuição hoje, o Teste da Tríade do Tempo é gratuito.

Como reduzir interrupções e recuperar o foco

1. Reserve blocos de foco na agenda. Escolha os horários em que você rende mais para as tarefas importantes e trate esses blocos como compromissos.
2. Silencie notificações durante o bloco. Mensagens e alertas podem esperar o próximo intervalo.
3. Crie horários para dúvidas. Combine com a equipe momentos do dia para resolver perguntas rápidas, em vez de atendê-las uma a uma ao longo do dia.
4. Faça o plano de retomada. Antes de atender a interrupção, gaste alguns segundos para anotar onde parou e qual é o próximo passo. É a estratégia testada por Leroy e Glomb para reduzir o resíduo de atenção.
5. Perceba as autointerrupções. Gloria Mark recomenda notar a vontade de trocar de tela no momento em que ela surge, antes de agir no impulso.
6. Use “ganchos”. Outra sugestão da pesquisadora é ter algo marcado, como um compromisso próximo, que ajude você a sair de uma distração que se prolongou demais.
7. Não compense com pressa. Acelerar para recuperar o tempo perdido tem custo em estresse, como mostrou o estudo de 2008. Melhor reduzir a quantidade de interrupções do que tentar correr mais.

Fontes

• Mark, G.; González, V. M.; Harris, J. — “No task left behind? Examining the nature of fragmented work” — Proceedings of CHI 2005 (ACM), 2005. doi.org
• Mark, G.; Gudith, D.; Klocke, U. — “The cost of interrupted work: more speed and stress” — Proceedings of CHI 2008 (ACM), 2008. doi.org
• Leroy, S.; Glomb, T. M. — “Tasks Interrupted: How Anticipating Time Pressure on Resumption of an Interrupted Task Causes Attention Residue and Low Performance on Interrupting Tasks and How a ‘Ready-to-Resume’ Plan Mitigates the Effects” — Organization Science, 2018. doi.org
• Capuano, C. (entrevista com Gloria Mark) — “Can’t pay attention? You’re not alone” — University of California, 2023. universityofcalifornia.edu