E-mail: quanto tempo a caixa de entrada consome e como checar menos sem perder nada

Você abre o e-mail para responder a uma mensagem rápida e, quando percebe, já se passou meia hora. Ao longo do dia, a caixa de entrada fica aberta em uma aba, o aviso de nova mensagem pisca no canto da tela e cada interrupção parece pequena. Somadas, porém, elas consomem uma fatia enorme da semana. As pesquisas ajudam a medir esse custo e mostram que dá para checar menos sem deixar nada importante para trás.

Quanto do seu tempo vai para o e-mail?

Um relatório do McKinsey Global Institute publicado em 2012 estimou que o profissional cujo trabalho depende de interação, como gestores e especialistas, gasta cerca de 28% da semana de trabalho cuidando de e-mails. Em uma semana de 40 horas, isso seria algo como 11 horas. O mesmo relatório estimou que quase 20% da semana vai para procurar informações internas ou encontrar colegas que possam ajudar em uma tarefa.

Medições mais detalhadas confirmam o peso do e-mail. Em um estudo apresentado em 2016 na conferência CHI, Gloria Mark, da Universidade da Califórnia em Irvine, e colegas da Microsoft Research e do MIT acompanharam 40 profissionais da informação em seus locais de trabalho, com registro automático do uso do computador, sensores de frequência cardíaca e questionários diários. Em média, os participantes passaram quase uma hora e meia por dia no e-mail e checaram a caixa 77 vezes por dia.

Mais tempo no e-mail, menos produtividade?

O estudo de Mark e colegas encontrou que quanto mais tempo diário no e-mail, menor a produtividade percebida e maior o estresse medido, avaliado pela variabilidade da frequência cardíaca.

A forma de checar também fez diferença. Entre quem passava muito tempo no e-mail, as pessoas que abriam a caixa por iniciativa própria avaliaram a produtividade melhor do que as que dependiam principalmente das notificações. Já agrupar o e-mail em poucos períodos do dia, o chamado processamento em lotes, foi associado a uma produtividade percebida maior nos dias de muito e-mail. Os autores, porém, não encontraram evidência de que os lotes reduzam o estresse.

Checar menos reduz o estresse?

Um experimento de Kostadin Kushlev e Elizabeth Dunn, da Universidade da Colúmbia Britânica, testou isso diretamente. No estudo publicado em 2015 na revista Computers in Human Behavior, 124 adultos passaram duas semanas em condições diferentes:

• em uma semana, deveriam checar o e-mail apenas três vezes por dia, mantendo a caixa fechada no resto do tempo e os alertas desligados;
• na outra, podiam checar quantas vezes quisessem, com a caixa aberta e as notificações ligadas.

Segundo os próprios relatos dos participantes, eles checaram em média 4,7 vezes por dia na semana limitada e 12,5 vezes na semana livre. Resultado: na semana com limite, o estresse diário foi significativamente menor. E menos estresse, por sua vez, esteve associado a mais bem-estar, maior atenção plena, melhor produtividade percebida e melhor qualidade do sono.

Os autores fazem ressalvas importantes. A estratégia pode não servir para quem depende de atualizações constantes para trabalhar. E parte do estresse com e-mail vem da expectativa dos outros de receber resposta rápida, por isso mudanças combinadas com a equipe tendem a funcionar melhor do que esforços isolados.

Onde a Tríade do Tempo entra

Na Tríade do Tempo, metodologia criada por Christian Barbosa, as atividades se dividem em importantes, urgentes e circunstanciais. A caixa de entrada mistura as três: há mensagens que exigem ação, pedidos com prazo e muitas cópias que não acrescentam nada. Checar o tempo todo faz tudo parecer urgente. Se quiser entender para onde o seu tempo está indo, o Teste da Tríade do Tempo é gratuito.

Como checar menos sem perder nada

1. Defina janelas fixas. Três checagens por dia, como no experimento de Kushlev e Dunn, são um bom ponto de partida: por exemplo, no meio da manhã, depois do almoço e no fim da tarde.
2. Desligue as notificações e feche a caixa entre as janelas. Foi essa a combinação usada na semana de menor estresse do estudo.
3. Combine regras com a equipe. Deixe claro em quanto tempo você costuma responder e qual canal usar quando algo for realmente urgente, como uma ligação.
4. Decida na primeira leitura. Ao abrir uma mensagem, responda se levar poucos minutos, agende se exigir mais tempo, delegue ou arquive. Reler a mesma mensagem várias vezes multiplica o tempo gasto.
5. Reduza o volume na origem. Mark e colegas sugerem que as empresas cortem o tráfego de e-mail, levando informações gerais para canais de consulta ou espaços compartilhados. Evite cópias desnecessárias nas mensagens que você envia.
6. Em dias de muito e-mail, trabalhe em lotes. No estudo de 2016, agrupar o e-mail esteve ligado a uma produtividade percebida maior justamente quando o volume era alto.
7. Meça o seu tempo. Por uma semana, anote quantas vezes e por quanto tempo você abre a caixa. Como o tempo diário no e-mail esteve associado a mais estresse, saber o seu número é o primeiro passo para reduzi-lo.

Fontes

• McKinsey Global Institute (Chui, M. e colegas) — “The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies” — McKinsey & Company, 2012. mckinsey.com
• Mark, G.; Iqbal, S. T.; Czerwinski, M.; Johns, P.; Sano, A.; Lutchyn, Y. — “Email Duration, Batching and Self-interruption: Patterns of Email Use on Productivity and Stress” — Proceedings of CHI 2016 (ACM), 2016. doi.org
• Kushlev, K.; Dunn, E. W. — “Checking email less frequently reduces stress” — Computers in Human Behavior, 2015. doi.org