Multitarefa: por que fazer tudo ao mesmo tempo atrasa seu dia

Responder a um e-mail enquanto participa de uma reunião, dar uma olhada nas mensagens no meio de um relatório, abrir mais uma aba “só para conferir”. Para muita gente, isso é sinônimo de ser produtivo. A pesquisa em psicologia diz o contrário: na maior parte das vezes, fazer várias coisas ao mesmo tempo significa fazer cada uma delas mais devagar e com mais erros.

O cérebro faz mesmo duas coisas ao mesmo tempo?

Segundo um resumo de pesquisas da American Psychological Association (APA), o que chamamos de multitarefa costuma ser, na prática, uma alternância rápida entre tarefas. E cada troca tem um custo. Em experimentos publicados em 2001, Joshua Rubinstein, Jeffrey Evans e David Meyer pediram a adultos jovens que alternassem entre tarefas como resolver problemas de matemática e classificar figuras geométricas. Em todas elas, os participantes perderam tempo a cada troca, e perderam mais quanto mais complexas ou menos familiares eram as tarefas.

Os pesquisadores descrevem dois estágios nesse controle mental: a “mudança de objetivo” (decidir fazer isto agora em vez daquilo) e a “ativação de regras” (desligar as regras de uma tarefa e ligar as da outra). Cada troca pode custar apenas alguns décimos de segundo, mas, repetida dezenas de vezes, a conta cresce. De acordo com a APA, Meyer afirma que esses pequenos bloqueios mentais podem consumir até 40% do tempo produtivo de uma pessoa.

Quanto tempo nossa atenção fica em uma tela?

A pesquisadora Gloria Mark, professora emérita de informática da Universidade da Califórnia em Irvine, estuda há mais de duas décadas como as pessoas distribuem a atenção diante do computador. Em entrevista ao UC Newsroom, ela conta que, em seu primeiro estudo, de 2003, as pessoas ficavam em média dois minutos e meio em uma tela antes de mudar. Hoje, segundo ela, a maioria não consegue se concentrar em uma única tela por mais de 47 segundos.

Mark também lembra que voltar a uma tarefa depois de uma interrupção pode levar quase meia hora. Ou seja: cada “olhadinha” rápida pode custar muito mais do que os segundos que ela parece durar.

Se eu trabalho mais rápido quando sou interrompido, qual é o problema?

Um estudo de Gloria Mark e colegas apresentado na conferência CHI 2008, dedicada à interação entre pessoas e computadores, trouxe um resultado curioso: pessoas interrompidas terminaram as tarefas em menos tempo, sem diferença de qualidade. A explicação dos autores é que elas compensam as interrupções acelerando o ritmo, mas pagam um preço: mais estresse, mais frustração, mais pressão de tempo e mais esforço.

Na prática, mesmo quando a entrega não piora, a forma de trabalhar fica mais desgastante. Ao fim do dia, a sensação é de ter corrido muito e avançado pouco no que realmente importava. E esse cansaço acumulado cobra a conta nos dias seguintes.

Quando a multitarefa funciona?

A própria APA faz a ressalva: o problema está principalmente nas tarefas complexas. Colocar roupa na máquina enquanto conversa com um amigo provavelmente vai dar certo. Já escrever uma proposta enquanto acompanha um grupo de mensagens, ou analisar uma planilha durante uma videochamada, é receita para demorar mais e errar mais. A APA cita um exemplo extremo: para um motorista que usa o celular ao volante, perder meio segundo na troca de atenção pode ser a diferença entre desviar de um obstáculo e bater nele.

No escritório, as consequências raramente são tão graves, mas o mecanismo é o mesmo. O número que ficou fora da planilha, o anexo esquecido no e-mail e a pergunta repetida na reunião costumam nascer de uma atenção dividida.

Uma regra prática: se as duas atividades exigem raciocínio, linguagem ou decisão, não tente fazê-las juntas. Se uma delas é automática, como caminhar ou arrumar a mesa, a combinação tende a funcionar.

Como trocar a multitarefa por foco: passo a passo

1. Escolha uma tarefa por vez. Antes de começar, defina qual é a única coisa daquele período e deixe as outras anotadas numa lista para depois.
2. Feche o que não é necessário. Abas, e-mail e aplicativos de mensagem fechados durante o período de foco reduzem as trocas involuntárias.
3. Agrupe tarefas parecidas. Responda e-mails em dois ou três horários fixos e faça ligações em sequência. Menos trocas, menos custo.
4. Anote onde parou. Se precisar interromper, escreva em uma linha qual é o próximo passo. Isso encurta o tempo de retomada.
5. Use seu horário de pico. Gloria Mark recomenda descobrir em que momento do dia você rende mais e agendar ali as tarefas mais exigentes.
6. Combine regras com a equipe. Horários sem mensagens, status de “em foco” no chat e prazos de resposta realistas diminuem as interrupções para todos.
7. Faça pausas de verdade. Pular de uma tarefa para outra não é descanso. Levante, caminhe, beba água e depois volte.

Na metodologia Tríade do Tempo, de Christian Barbosa, o foco é o que permite dedicar tempo às tarefas importantes, aquelas que trazem resultado no médio e no longo prazo, antes que elas se transformem em urgências. Para descobrir como o seu tempo está distribuído hoje, faça o Teste da Tríade do Tempo, que é gratuito.

Fontes

• American Psychological Association (APA) — “Multitasking: Switching costs” — APA, 2006. apa.org
• Gloria Mark, Daniela Gudith e Ulrich Klocke — “The cost of interrupted work: more speed and stress” — Proceedings of the SIGCHI Conference on Human Factors in Computing Systems (CHI 2008), 2008. doi.org
• Robyn Schelenz (UC Newsroom) — “How to sharpen your attention and meet your goals in 2024” — University of California, 2024. universityofcalifornia.edu