Melhore sua Gestão do Tempo com ferramentas e dicas infalíveis

O que é gestão do tempo? Como fazer uma boa gestão do tempo? Quais são os métodos e técnicas de gestão do tempo?

Neste artigo, falarei tudo sobre o assunto, desde sua importância, dicas úteis e até técnicas de gestão do tempo para serem aplicadas em nossa rotina de forma simples e prática.

Para aprender mais sobre isso e responder muitas questões, criei esse guia com mais de #15 dicas importantes que irão te ajudar a gerir melhor seu tempo e a ter mais energia para fazer aquilo que realmente importa.

Veja os temas que irei abordar:

• O que é gestão de tempo
• Qual a importância de gerir nosso tempo
• Os benefícios de uma boa gestão do tempo
• Gestão do tempo em home office
• Os principais erros no gerenciamento do tempo
• 15 dicas de como aplicar e gerir seu tempo
• Ferramentas para gestão do tempo
• Técnicas de gestão do tempo
• Gestão de tempo para mulheres
• O papel do professor na gestão de tempo das crianças
• O hábito da urgência
• Dica bônus: Vídeos de gestão do tempo
• Reflexão: Cansei! Relatos de uma vida sem tempo
• Reflexão: Tudo é uma questão de percepção
• FAQ

O que é gestão do tempo

A gestão do tempo é o processo de organizar e planejar como dividir seu tempo entre diferentes atividades, com o objetivo de maximizar a produtividade e atingir os nossos objetivos. 

Através de uma série de processos e ferramentas podemos melhorar a gestão do nosso tempo para conseguirmos cumprir nossos objetivos dentro dos prazos estabelecidos, conseguindo resultados satisfatórios.

Uma boa gestão do tempo leva a níveis mais baixos de estresse e níveis mais altos de desempenho no trabalho trazendo mais satisfação com a vida.

Qual a importância de gerir nosso tempo

A gestão do tempo é importante para conseguirmos organizar nossas tarefas e atividades de uma forma eficaz, alcançando assim nossos objetivos.

Gerir o tempo é uma habilidade possível para ser desenvolvida e que se encaixa em todas as áreas da nossa vida: na gestão do tempo na vida pessoal e na vida profissional.

Embora às vezes pareça que exista uma maior preocupação de gestão de tempo no trabalho, ela também se enquadra muito bem em nossa rotina pessoal.

Uma boa gestão do tempo contribui para:

• aumenta o seu rendimento seja em qual for a área
• ganha mais tempo para viver momentos realmente importantes
• no ambiente de trabalho resulta em metas alcançadas

Convencido da importância de realizar a gestão do tempo?

Veja agora quais são os principais e melhores benefícios de uma boa gestão do tempo.

Os benefícios de uma boa gestão do tempo

Existem muitos benefícios de uma boa gestão do tempo, entre eles uma melhora significativa da nossa qualidade de vida.

Quando conseguimos organizar melhor nossas tarefas, nos sobra mais tempo para fazer atividades que nos geram prazer e satisfação, como estar com a família, ou fazer uma viagem programada.

De acordo com um estudo realizado em 2017 pela Isma-BR (Associação Internacional de Gerenciamento de Estresse Brasil), nosso país está entre os países com maior índice de estresse do mundo.

Muito disso se refere à falta de gestão do tempo e de conciliar trabalho e vida pessoal, ter uma rotina organizada e equilibrada melhora muito nossa qualidade de vida.

A gestão do tempo nos beneficia em todas as áreas da nossa vida, um bom gerenciamento do tempo é importante para nos ajudar a priorizar melhor nossas tarefas e também a aumentar nossa produtividade. 

Quando conseguimos gerenciar nosso tempo de forma eficaz, pode alcançar muitos benefícios. Esses incluem:

• Menos estresse: gerenciar nosso tempo da forma correta não nos deixa sobrecarregados e garante com que fiquemos menos preocupados e consequentemente menos estressados. 

• Melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal: um dos benefícios mais importantes da gestão do tempo é um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal. 

• Mais liberdade de tempo: gerenciar nosso tempo nos garante mais liberdade de aproveitarmos momentos fazendo coisas que gostamos, como praticar um hobby ou passear.

• Maior produtividade: sem dúvidas um tempo bem gerenciado, aumenta nossa produtividade aumentando assim metas alcançadas.

• Mais disposição: quando percebemos que temos o controle de nossas tarefas e a cumprimos, nos sentimos mais dispostos e com mais energia.

Gestão do tempo em home office

O gerenciamento do tempo já é um desafio para quem trabalha em um ambiente corporativo presencialmente, mas ao trabalhar home office, esse desafio pode aumentar.

Trabalhar em casa geralmente é mais confortável, porém, requer boas habilidades de gerenciamento de tempo para reduzir as distrações e maximizar o fluxo de trabalho.

Aprender a gerenciar o tempo pode ajudá-lo a otimizar sua agenda de trabalho em home office. Por isso, separei também algumas dicas que podem ajudar nisso, veja:

Prepare um ambiente de trabalho

Escolha na sua casa um ambiente que possa ser tranquilo e reservado, de preferência que tenha uma mesa ou uma bancada e monte ali seu escritório. 

Programe sua agenda de tarefas

Como já falamos, ter controle das tarefas do dia é essencial para qualquer tipo de atividade, seja ela em um escritório ou se for trabalhar em casa.

Vista-se de forma adequada

Isso pode não parecer uma dica de gerenciamento de tempo, mas ter uma rotina – levantar no mesmo horário todos os dias e usar roupas que você não se importaria de sair em público – ajudará você a se concentrar em seu projetos de trabalho.

Minimize as distrações das redes sociais

Para evitar distrações, uma dica valiosa é sair de suas contas de mídia social durante o horário de trabalho, assim ficamos menos inclinados a usá-las. 

Você pode removê-los dos atalhos do seu navegador da Web ou tentar trabalhar em um navegador privado ou “anônimo” para não poder fazer login automático em nenhuma página de mídia social.

Vou mostrar abaixo os principais erros e logo em seguida dicas valiosas de como melhorar sua gestão do tempo.

Os principais erros no gerenciamento do tempo

Muitas vezes, sabemos que poderíamos estar administrando nosso tempo de forma mais eficaz, mas pode ser difícil identificar os erros que estamos cometendo e saber como podemos melhorar. 

Por isso, separamos alguns dos erros mais comuns de gerenciamento de tempo, confira e veja se você se identifica com algum e comente ao final do conteúdo.

Não criar uma lista de tarefas

Com certeza em algum momento da sua vida, já teve aquela sensação de ter esquecido de fazer algo importante não é mesmo? 

Na maioria das vezes isso acontece porque não criamos uma lista de tarefas eficaz.

E não basta somente criar a lista, devemos categorizá-las de forma detalhada para que não venhamos a esquecer alguma atividade.

Foque no que é importante, tente diminuir o que é urgente e depois faça o que é circunstancial.

Essa é a técnica que eu criei da Tríade do tempo, falarei mais sobre ela neste artigo, continue lendo e confira mais dicas.

Não definir metas

É realmente importante criarmos metas de curto, médio e longo prazo, pois isso nos dá uma direção e uma ampla visão das nossas tarefas e atividades.

Quando sabemos para onde ir,  podemos gerenciar nossas prioridades, fazemos uma boa administração do tempo e recursos necessários para chegar lá. 

As metas também nos ajudam a decidir em que vale a pena gastar mais nosso tempo e o que é apenas uma distração.

Não gerenciar distrações

Para obtermos melhor controle do nosso tempo e executar nossas tarefas, é essencial sabermos minimizar as distrações e gerenciar interrupções.

Deixar as notificações de redes sociais ativadas, conversas paralelas acabam se tornando grandes vilões e tomam boa parte do nosso tempo.

Procrastinação

Procrastinar é quando adiamos tarefas das quais deveriam ser feitas naquele momento, mas deixamos de fazer.

Com isso, começamos a acumular tarefas e nos sentir sobrecarregados.

Ser multitarefas

Talvez esse seja um dos maiores vilões da gestão de tempo, querer realizar muitas tarefas ao mesmo tempo acaba na verdade, acabando com o nosso tempo.

Não fazer pausas

É completamente inviável se concentrar e realizar alguma tarefa durante horas do dia sem dar ao nosso cérebro algum tempo para descansar.

Portanto, não descarte as pequenas pausas ao decorrer do dia, pois isso fornece um tempo de inatividade valioso, o que permitirá que você pense de forma criativa e trabalhe de forma mais eficaz.

15 dicas de como aplicar e gerir seu tempo

De acordo com o dicionário  gerir significa exercer gerência sobre; administrar, dirigir, gerenciar. 

E é exatamente isso que devemos fazer com nosso tempo.

Como pudemos observar e gerenciar seu tempo, sua rotina é essencial para conseguirmos alcançar nossos objetivos e também obter melhor qualidade de vida.

Por isso, separamos 15 dicas práticas de como planejar seu tempo e organizar melhor sua rotina, veja:

1 – Conclua primeiro as tarefas mais importantes

Identifique na sua rotina quais são as atividades mais importantes do dia e se programe para finalizá-las primeiro, se possível no início do dia. 

Dessa forma, ao final do dia você terá conseguido concluir aquilo que havia considerado como prioridade.

2 – Utilize uma agenda ou aplicativo de calendário

Não é eficaz acreditamos que iremos conseguir guardar na memória todos os nossos compromissos e atividades. 

Utilize uma agenda ou calendário online e marque ali suas tarefas diárias, dessa forma será mais difícil esquecê-las.

3 – Concentre-se em uma única tarefa

Querer fazer muitas tarefas ao mesmo tempo é um grande engano. 

É necessário e mais produtivo focar em realizar uma tarefa por vez, pois desta forma, garante a qualidade e o resultado desejado. 

4 – Aprenda a delegar tarefas

Sempre que possível analise suas atividades e veja a possibilidade de delegá-las, seja ela no seu ambiente de trabalho ou tarefas domésticas.

5 – Faça pausas durante seu período de trabalho

Ficar focado o tempo todo realizando uma tarefa não é saudável e prejudica seu estado mental, por isso é necessário realizar pequenas pausas durante o dia.

6 – Exercite-se e se alimenta de forma saudável

O estilo de vida reflete e muito na nossa produtividade, por isso é sempre bom procurar cuidar do nosso corpo e da nossa mente. 

Fazer exercícios físicos regularmente e se alimentar de forma saudável trazem grandes benefícios.

7 – Determine um prazo para execução das atividades diárias

Não adianta criar listas de tarefas sem determinar o tempo ou prazos que elas devem ser concluídas. 

Defina horários se possível para a realização de cada atividade, ou atribua um prazo de dias para controlar melhor sua agenda.

8 – Evite distrações 

Estabeleça horários para acessar a rede social ou para falar no chat com amigos, evite distrações necessárias. 

Para gerenciarmos bem nosso tempo é necessário também gerenciar as distrações das quais podemos controlar.

9 – Se possível, acorde cedo

Pode até parecer um pesadelo para alguns, mas acordar cedo faz com que nosso dia seja melhor aproveitado e com o tempo você vai ganhando mais disposição.

10 – Mude seu mindset

Não adianta criarmos listas ou utilizarmos ferramentas de tecnologia para nos ajudar a gerir nosso tempo se nossa mente não estiver voltada para isso.

Precisamos ter um mindset produtivo e decidido a alcançar nossos objetivos.

11 – Utilize ferramentas

Como citamos anteriormente, existem inúmeras ferramentas e aplicativos que nos auxiliam a organizar nosso tempo. 

Escolha a que mais se enquadra no seu perfil e utilize-as todos os dias como um aliado para conseguir melhores resultados.

12 – Encontre seu ritmo

Existem pessoas que se sentem mais dispostas logo pela manhã, outras têm mais energia à noite ou de madrugada. 

Por isso é importante identificar qual período você se sente mais produtivo e executar suas tarefas mais importantes nesse tempo.

13 – Não desista

Se por algum motivo você não conseguiu concluir suas tarefas naquela semana, ou então não alcançou seus objetivos, não desista.

A persistência é essencial para o sucesso, por isso continue seguindo seu planejamento e aprenda com seus erros, dessa forma também se aprende.

14 – Utiliza um método de gerenciamento de tempo

Como já falamos nesse artigo, hoje em dia existem muitas técnicas e métodos de gerenciamento de tempo que ajudam bastante na otimização do nosso tempo. Escolha aquele que se identifique mais.

15 – Crie recompensas

Se possível crie recompensas para as tarefas concluídas, pois isso estimula mais ainda nossos resultados.

Você pode escolher recompensas monetárias, de atividades ou baseadas no tempo.

Ferramentas para gestão do tempo

Atualmente existem muitas ferramentas para ajudar a organizar seu tempo e suas tarefas, muitas bastante conhecidas, por isso colocamos aqui algumas opções diferentes, porém muito interessantes.

Eu particularmente pude testar e aprovar algumas delas, veja:

Neotriad

Essa ferramenta é baseada na minha metodologia Tríade (falarei dela a seguir). Ela serve tanto para gerenciamento de equipes quanto para gerenciamento pessoal. 

Como ela é baseado na metodologia Tríade do Tempo é possível categorizar suas tarefas como importantes, urgentes e circunstanciais e isso facilita muito na organização das atividades.

Uma funcionalidade interessante do Neotriad é que ele emite relatórios e dados sobre seu planejamento de rotina e gestão. 

O Neotriad é uma plataforma bem intuitiva, fácil de usar e que auxilia muito para organizar nosso tempo.

A ferramenta funciona através do site e também pelo celular.

Acesse a Neotriad.

Remember the milk

É um aplicativo ideal para fazer anotações pessoais, gerenciar tarefas e organizar seu dia.

Além disso, ele pode ser conectado com vários dispositivos, sua interface é fácil de usar e bem intuitiva. Baixe aqui: Google Play e Apple Store.

Todoist 

É um aplicativo bem intuitivo, simples, que se conecta com outros aplicativos e que consegue fazer uma boa gestão de tarefas. Baixe aqui: Google Play e Apple Store.

Existem também outras ferramentas e aplicativos que também são muito úteis para nos ajudar na gestão de tempo. Veja:

Trello

 É uma plataforma que ajuda a organizar projetos pessoais e profissionais. 

Ele funciona como um painel de gerenciamento de projetos e atividades totalmente personalizado, é bem intuitivo e funcional. Baixe aqui: Google Play e Apple Store.

Google agenda 

É um tipo de calendário do Google que permite adicionar a rotina do usuário, agendar compromissos, lembretes. 

Ele é bem intuitivo e pode ser sincronizado com outros aplicativos de organização para controlar atividades diferentes. Baixe aqui: Google Play e Apple Store.

Vale a pena lembrar que apesar de todas essas ferramentas ajudarem e muito na organização de tempo e de tarefas, o que realmente importa é como usamos nosso tempo e como planejamos nosso tempo nessas ferramentas de tecnologia. 

Temos que ter uma mudança na nossa forma de pensar e agir, daí sim essas ferramentas conseguem nos ajudar a alcançarmos nossos objetivos. 

Técnicas de gestão do tempo

Existem muitas técnicas de gestão do tempo que foram desenvolvidas e que ajudam bastante no planejamento do dia e de tarefas. 

Separamos algumas das mais utilizadas aqui, veja:

1 – Método Tríade do Tempo

O método Tríade do Tempo  foi desenvolvido por mim através de muita pesquisa e muito estudo.

Essa técnica já foi testada e aprovada por mais de 2 milhões de pessoas treinadas pelo método ao redor do mundo e parte do conceito que o tempo é dividido em três esferas: importante, urgente e circunstancial.

Consiste em:

• Importante: são atividades consideradas mais significativas em nossas vidas, tudo o que pode gerar algum resultado seja em curto, médio ou longo prazo.

• Urgente: são aquelas atividades inesperadas, cujo prazo é curto e deve ser feito imediatamente e que quase sempre causam estresse e pressão.

• Circunstancial: são tarefas que são consideradas desnecessárias, são aquelas que acabam tomando bastante nosso tempo e normalmente não trazem grandes resultados.

2 – Técnica Pomodoro

A técnica se baseia na ideia de dividirmos nosso tempo em blocos de concentração intensa e blocos de descanso. 

Ela foi criada pelo italiano Francesco Cirillo no final dos anos 80. 

Na época ele procurava uma forma de aumentar sua produtividade nos estudos nos seus anos de faculdade e para isso, utilizou um timer de cozinha para organizar suas atividades.

Foi daí que surgiu o nome “Pomodoro” pois seu timer tinha o formato de um tomate (pomodoro, em italiano) e girava durante 25 minutos. 

Nesse tempo ele conseguia se manter totalmente focado nos estudos, sem interrupções. 

Ao perceber que a técnica começou a gerar resultados satisfatórios, fez a sua divulgação no ano de 1992.

Portanto, a técnica consiste em ter 25 minutos de concentração total e 5 minutos de descanso, ou seja, neste tempo você deve se desligar da atividade que estava fazendo.

Para isso, basta programar um cronômetro e testar.

3 – Técnica GTD

É uma metodologia desenvolvida e criada no ano de 1983 por David Allen, um norte americano consultor em produtividade.

Com o tempo e com sua experiência, ele também lançou um livro sobre o GTD “Getting Things Done” (A arte de fazer acontecer).

Apesar de ser um método simples, se feito de forma comprometida e organizada pode ajudar e muito no planejamento de atividades.

Na prática ele é formado por 5 etapas:

Coletar: a ideia é anotar em um caderno ou aplicativo todas as suas ideias, tarefas e atividades. 

Anotar tudo o que está na sua mente programado para fazer, pois a intenção é tirar essas preocupações da cabeça e colocá-las em uma lista para dar continuidade a técnica.

Esclarecer: nessa etapa iremos entender a relevancia e a prioridade da lista das atividades que coletamos, selecionando aquilo que demanda ação ou não.

Organizar: agora é o momento de organizar suas tarefas e classificá-la como trabalho, pessoal ou viagem, por exemplo. 

Separe e crie um padrão nessa organização para que cada atividade fique classificada de forma correta.

Revisar: nessa etapa é importante revisar e verificar ações e prazos, rever prioridades e fazer alterações se for necessário.

Executar: nessa última etapa é chegada a hora de colocar em prática todas as ações anteriores.

4 – Método KanBan

Criado na década de 60 por Taiichi Õno, um gerente da concessionária Toyota. Naquela época a empresa japonesa estava com problemas de estoque e produtividade.

O método criado KanBan deu tão certo que além de solucionar os problemas que a empresa enfrentava, ainda conseguiram expandir a produção de forma eficiente e otimizada.

Ele é um sistema de controle e de gestão de produção que utiliza cartões coloridos como se fossem post-its como sinalizadores do gerenciamento de tarefas.

A técnica consiste em 3 etapas:

• Cartão: essa etapa inicial é feita para detalhar a tarefa que deve ser realizada, pode-se nomear quem irá fazê-la e qual o prazo deve ser feito.

• Colunas: aqui se refere ao “status” do cartão de tarefa: para fazer, em andamento e concluído.

• Quadro: é o local onde fica centralizado todas essas informações e pode ser tanto físico quanto online, através do uso de ferramentas e aplicativos.

Agora basta anotar em uma agenda ou em alguma ferramenta todas as suas atividades e as classifique-as em importante, urgente e circunstancial.

Depois basta fazer a porcentagem e descobrir o que predomina na sua tríade

Segundo o criador do método, uma tríade ideal possui no mínimo 70% das suas atividades na esfera na importância, 20% ou menos na esfera da urgência e 10% ou menos na esfera das circunstâncias. 

Gestão de Tempo para Mulheres?

Há alguns anos, escrevi um artigo sobre gestão do tempo para mulheres, baseado na pesquisa da utilização do tempo do Brasileiro de acordo com a Tríade do Tempo (divisão do tempo entre urgente, importante e circunstancial).

Na época, a pesquisa revelou que os homens e mulheres usam seu tempo de forma diferente.

As mulheres têm um volume muito maior de urgências diárias do que os homens.

Um ano depois e com um volume bem maior de participantes, os percentuais continuam bem parecidos, confirmando o resultado anterior.

Tenho me aprofundado muito no assunto nos últimos meses e posso dizer que a gestão de tempo feminina é completamente diferente da masculina.

São necessidades, perfis, papéis diferentes e por isso devem ser tratadas de forma diferente (não totalmente diferente, mas com estratégias diferentes). O resultado do estudo será lançado nos próximos meses.

Mas separei algumas dicas simples e práticas, que podem ajudar as mulheres a cuidar melhor de seu tempo:

1. Entenda suas urgências para evitá-las

Como as mulheres têm mais urgências diárias, é preciso que você utilize esse índice a seu favor, para diminuí-lo. Entenda o porquê a urgência aconteceu.

Entenda o que poderia ser feito para evitá-la em uma próxima oportunidade. Aprenda com essa urgência e antecipe futuros problemas. Isso irá reduzir em muito o seu tempo apagando incêndios.

2. Delegue tarefas aos seus familiares

Você tem pessoas que moram com você e que também são responsáveis pela casa e seus problemas. Estipule regras e responsabilidades claras. Quando algo acontecer, não se sinta culpada por tudo. Delegue para as outras pessoas também.

3. Decida sua roupa na noite anterior

Amanhã, logo depois de acordar, é um período de baixa produtividade para muitas mulheres. Se esse for seu caso, deixe a toda sua roupa do dia seguinte separada, passada e arrumada na noite anterior. Isso irá poupar um bom tempo na sua manhã.

Você também pode expandir essas ações deixando pronto seu café da manhã, sua pasta, seus documentos, etc.

4. Utilize um sistema de Pastas

Não guarde seus documentos jogados de qualquer jeito. Crie pastas com assuntos específicos: Carro, IR, Bancos, Contas a Pagar, Contas a Receber, Imóvel, Faculdade, etc. Coloque a papelada na pasta correspondente e sempre terá facilmente a mão tudo que precisar.

5. Transforme seus filhos (ou familiares) em aliados da produtividade

Organize antecipadamente as tarefas da semana com as crianças. Imprima um quadro com todos os itens que devem ser feitos dia a dia, estimule as crianças a “tickarem” o quadro quando algo for concluído. Isso acabará se transformando em uma brincadeira divertida e ao mesmo tempo criará hábitos de organização nas crianças e mais tempo para você!

6. Organize seus acessórios

Compre uma pequena caixa com divisões para seus acessórios. Coloque em cada divisão um item específico: anéis, brincos, colares, gargantilhas, etc.

Faça o mesmo procedimento para sua maquiagem. Na hora de se arrumar a organização vai facilitar localizar seus itens e economizar algum tempo.

Parabéns a todas as mulheres pelo seu dia! Ele precisa ser comemorado. Vocês são verdadeiras guerreiras do tempo no século XXI, fazem mil coisas ao mesmo tempo, cuidam de todo mundo, mas precisam achar um tempo para cuidar da pessoa mais importante do seu mundo: VOCÊ!

Aproveite o dia 08 de março para marcar uma reunião com você mesma e comemore, com uma música, um jantar ou uma compra especial o seu dia!

O papel do professor na gestão de tempo das crianças

Ninguém nasce produtivo, as pessoas se tornam produtivas ao longo das suas vidas. Agora é claro, que essa afirmativa poderia ser diferente, e sem dúvida pais e professores tem um papel fundamental nessa questão. É possível, de forma lúdica, ajudar as crianças a terem um futuro mais produtivo, desde cedo.

Eu tenho dois filhos, e desde criança, ambos usam agenda.

Nenhum professor os estimulou a usar do jeito produtivo. O que tenho feito e recomendo aos professores/pais é o seguinte:

1. Tudo que a criança tiver para fazer de lição de casa, faça ele anotar na agenda (e não no caderno específico de cada lição – pois aqui é que nasce o hábito de distribuir coisas para fazer em tudo que é lugar)
2. Estimule a criança a chegar em casa e mostrar a agenda com tudo que deve ser feito para os pais
3. Ensine que cada lição ou atividade que for feita, ela deve ser riscada da agenda
4. No dia seguinte, a professora olha a agenda de todas as crianças e as que tiverem tudo riscado, ganham um “carimbo especial da professora” (claro que isso se adapta conforme a idade). No meu caso, com o mais velho fazia isso na semana (assim ele criou a responsabilidade) e com o mais novo diariamente.
5. Isso vale também com estudo para provas ou trabalhos. Você deveria estimular que a criança faça sempre com antecedência e nunca em cima da hora (talvez até bonificar de alguma forma).

É nosso papel de pais ajudar nossos filhos, mas nunca use isso como cobrança ou de forma chata, tem de ser lúdico, leve e que gere um retorno para a criança!

Reflexão por: Christian Barbosa.

O Hábito da Urgência

Hoje tive de ir no Consulado Americano de SP para requisitar uma documentação, e ao longo das 4 horas de espera, deu para ver o quanto nosso povo é viciado na urgência.

Na fila do pessoal de vistos, quase 1/3 da fila estava parada para preencher papelada que deveria ter sido preenchida muito antes! Uma mulher comentou que tinha uma taxa que deveria ser paga 3 dias antes da entrevista, mas ela esqueceu e pagou ontem às 23hs e estava morrendo de medo deles não aceitarem.!!!

A urgência já virou rotina na vida das pessoas, muita gente não sabe mais o que é viver na Importância, sem correria, sem pressa, com tudo no prazo correto.

É óbvio que não é possível de excluir 100% a urgência da nossa vida, e para ser honesto isso seria bem chato, mas também não é possível viver todos os dias na urgência.

Nosso objetivo deve ser ter o mínimo possível de urgência ao longo da semana, coisas realmente imprevisíveis. E o resto deveria ser tempo no Importante.

Você pode ter uma vida mais focada no Importante, se adotar pequenos comportamentos no seu dia-a-dia:

1 – ANTECIPAR – Tem gente que olha na agenda uma tarefa e diz: “nossa isso é só para depois de amanhã, então depois de amanhã eu faço!”. Essa é a forma mais fácil de te colocar na urgência!

Devemos antecipar tudo que pudermos. Se você vai tirar seu visto no dia 30, no dia 25 faça um checklist se todos os documentos estão 100% ok, assim dá tempo de tomar qualquer ação se necessário.

2 – ESCREVA – Quem guarda o que deve fazer na cabeça, cria urgências sem querer, por puro esquecimento. Não acredite na memória, use uma ferramenta e anote suas prioridades.

3 – CUIDADO COM OS VICIADOS – Tem gente que tem vício na urgência, parece atrair ou gostar mesmo da coisa. Esse pessoal precisa de cuidados especiais para mantê-los na linha.

Se você depende de algo de um viciado, acostume-se a criar tarefas de follow up para você fazer com ele, assim ajuda a evitar o problema para você.

4 – APRENDA COM A URGÊNCIA – Muitas urgências são sempre as mesmas, por isso ao invés de apenas resolvê-la, para e pense em um plano de prevenção, que pode ser um checklist, uma reunião com a equipe de planejamento, a implantação de um processo, uma simples lista de tarefas na sua agenda, etc.

Não deixe a urgência tomar conta da sua vida. Quando você acostumar com uma vida focada no Importante, não vai sentir nenhuma saudade da sua velha rotina.

Dica bônus – Vídeos sobre gestão do tempo

Separei mais  alguns vídeos com outras valiosas dicas, para te ajudar em como gerir o seu tempo e também ser mais produtivo. Confira!

60 estratégias práticas para ganhar mais tempo: https://youtu.be/E08AA8LyjDI

Como organizar meu tempo: https://www.youtube.com/watch?v=udkBstcBHcA

Não planeje o dia: https://www.youtube.com/watch?v=eSBqsafI6L4

Tempo e dinheiro: como alcançar o equilíbrio? (com Christian Barbosa) https://www.youtube.com/watch?v=SL-McDgOYEs

Como você está usando seu tempo? https://www.youtube.com/watch?v=8G5C71edIrM

Reflexão: Cansei! Relatos de uma vida sem tempo

Hoje estou aqui para fazer uma confissão, ou melhor, um desabafo; afinal, estamos juntos há tanto tempo. Muitas vezes me senti usado, maltratado e mal interpretado.

Você diz que eu tenho pressa e fico sempre correndo quando o assunto é você. Diz também que não me tem inteiro, mas raras vezes repara que estou sempre presente. E me acusa até de não te dar atenção, mas na verdade é você que não está nem aí para mim.

Você reclama que não estou disponível quando precisa de mim, mas na verdade nunca deu valor quando eu estava livre.

Agora eu cansei. Passei para dizer que, na verdade, não sou o único errado nessa história. Estou sempre aqui e sempre à disposição, mas você não me valoriza.

Só lembra de mim quando fica doente ou quando está todo enrolado com sua rotina de trabalho.

Sou muito democrático e gosto de seguir aquilo que você determina. Então sou simplesmente um reflexo de suas próprias atitudes e decisões.

Eu não reclamo, mesmo quando você me ocupa com coisas que não têm nada a ver, que fazem mal ou que não trazem nenhum tipo de resultado ao nosso relacionamento.

Estou aqui para lembrá-lo de que nós podemos ter um relacionamento melhor, mais estável, mais alegre e equilibrado. Afinal, é simplesmente isso que eu quero. Você é a pessoa que escolhi para viver até o fim dos dias e isso nunca ninguém poderá mudar.

Estou aqui para perdoá-lo e ser perdoado, pois ainda temos uma jornada juntos e podemos sempre começar de novo, mesmo sem mudar o nosso passado.

Estou aqui para lhe dizer que cansei de ser apenas seu tempo. Queria ser a sua vida. Mas essa é uma decisão que apenas você poderá tomar.

Eu me chamo tempo. Mas você pode me chamar de família, relógio, trabalho, descanso, lazer ou qualquer outra coisa.

Vamos fazer as pazes?

Então, pare e se pergunte: Por que não fazer? Por que você vai continuar sem fazer o que lhe faz feliz ou sem ter resultados mesmo com muito esforço?

Ter mais tempo na vida é a base para qualquer coisa que você queira desenvolver: cursos, finanças, saúde, relacionamentos, etc.

Então, vamos nos encontrar no meu workshop gratuito para começar a viver seu tempo com sabedoria? Clique aqui para participar.

Reflexão por: Christian Barbosa.

Reflexão: Tudo é uma questão de percepção

Se um dia você machucar seu dedo, seu pé ou qualquer outra parte do corpo, experimente pegar um binóculo e observar o machucado pelo binóculo, mas pela parte invertida, ou seja, por outra percepção. Parece loucura, né? Mas não é…

Depois de algum tempo, você perceberá que a dor diminui. Isso mesmo! Vou te explicar o porquê: Pesquisadores da Universidade de Oxford comprovaram que sensações como a causada pela dorsão moduladas de acordo com o que você vê.

Então, quando estiver com uma dor de cabeça, por exemplo, feche os olhos e imagine toda a sua dor dentro de uma bola. Essa bola pode ser grande, média ou pequena, variando de acordo com a intensidade da sua dor. Visualize-se dando um chute nessa bola para bem longe… Sua dor de cabeça também vai diminuir!

Eu aplico essa técnica desde que aprendi com meu amigo Gilberto Cury, da SBPNL. E, das poucas vezes que senti dor de cabeça, na maior parte delas, a melhora foi gradativa, mas extremamente significativa.

Quando você vai viajar para um novo lugar, já se deu conta de que o tempo de volta parece ser mais rápido do que o de ida – na maior parte dos casos?

Esses exemplos mostram que, na verdade, tudo é uma questão de percepção.

Ter mais tempo é uma questão de como enxergamos nosso dia a dia, nossa rotina e nossos objetivos. E essa percepção é capaz de alterar completamente a sua realidade!

Todo mundo reclama que não tem tempo, porque essa é a percepção que temos coletivamente; em ambientes abarrotados de e-mails, imprevistos, esquecimentos, estresse, etc.

Quando o urgente e o circunstancial se tornam predominantes, esquecemos de como é viver focado no importante e com isso só pioramos a forma como gerenciamos nosso tempo.

Mas, e se invertêssemos o binóculo na nossa vida?

E se colocássemos mais coisas importantes em nossos dias? Claro que, em primeiro lugar, você precisa saber o que é importante para você, porque sem definir suas prioridades fica quase impossível “mudar a posição do binóculo”.

Acho que uma boa forma de começar a mudança de percepção é refletindo sobre o tempo que dedica aos seus amigos, familiares, para seus hobbies ou esportes que tem curiosidade ou vontade de praticar.

Ache alguma coisa que estimule sua curiosidade e vontade. Mas é fundamental começar MESMO a procurar, não adianta ficar com o bundão na cadeira e achar que a nova percepção vai chegar até você.

Depois de descobrir o que é importante na sua vida, o que te dá prazer, comece a intercalar esses momentos com outros que fazem parte das suas responsabilidades, no seu planejamento semanal.

Se o seu dia foi cheio de situações estressantes, urgências, reuniões desnecessárias, perdeu um tempão com o trânsito… inclua sua aula de Yoga ou outro hobbie que te despressurize.

Se a semana foi cheia de problemas, aproveite o fim de semana para uma viagem rápida com a família ou para conhecer novos lugares na sua cidade.

Está sem ideias para algo novo? Experimente um curso de dança, um novo livro, um filme ou algo inusitado, só pelo desafio de realizar algo com leveza e que possa ser surpreendente.

Os filhos reclamam que você não tem tempo para eles? Experimente brincar de verdade uma ou duas vezes na semana! Ir à piscina ou praia e jogar uma bola com eles.

Elogiar o bom comportamento em um almoço sem pressa… Enfim, invista nessas pequenas atitudes e você vai perceber como elas farão TODA a diferença no final.

A percepção é tão importante quanto o planejamento de horas trabalhado do seu dia. Se você “virar o binóculo do lado certo”, com certeza sentirá o poder de uma recompensa inestimável.

Não precisa acreditar em mim, mas só se dê a chance de experimentar…

Reflexão por: Christian Barbosa.

FAQ – Dúvidas frequentes

O que é má gestão do tempo?

Uma má gestão do tempo é quando a pessoa não consegue gerenciar seu tempo de forma eficaz, fazendo com que não consiga cumprir tarefas e atividades, seja ela na vida pessoal ou profissional.

O que atrapalha a gestão do tempo?

Não definir objetivos para seu dia ou para a sua semana, tanto no trabalho quanto na vida pessoal, faz com que na maioria das vezes não se cumpra metas e objetivos.

O que, consequentemente, nos deixa sobrecarregados e desmotivados.

Quais as vantagens de se fazer uma boa gestão do tempo?

Existem muitas vantagens em gerir melhor seu tempo, como por exemplo diminuir o estresse e a pressão das tarefas, melhorar nossa qualidade de vida e ter mais tempo para realizar atividades que nos tragam mais prazer e resultados.

Como alguém pode descobrir que não administra bem seu tempo?

Quando uma pessoa tem sua rotina focada em urgências ou coisas circunstanciais (sem relevância ou importância no dia-a-dia), podemos dizer que ela está utilizando mal seu tempo.

O uso do tempo com sabedoria tem seu foco nas coisas que são importantes, ou seja, que tem prazo para serem executadas, que não trazem estresse ou pressão e que sempre trazem resultado a curto, médio ou longo prazo.

As urgências devem ficar sob controle, pois eliminá-las é impossível, mas torná-las o padrão do seu dia é perigoso.

Um outro indicador de que seu tempo não está sendo bem utilizado é a sensação de que a vida está passando rápido demais, de que o tempo está “voando”.

Isso significa que faltam momentos realmente importantes e que a urgência tomou conta.

Qual a melhor forma de gerir bem o tempo disponível no escritório?

A melhor forma de conquistar mais tempo no escritório é um conjunto de fatores que incluem: planejamento pessoal, organização (de seus papéis, e-mails, pastas, conhecimento), definição clara de objetivos e conscientização da equipe.

A produtividade é algo que começa dentro de você, com a sua pró-atividade pessoal em suas ações diárias. Uma pessoa mais produtiva ajuda a criar uma equipe mais produtiva, enquanto uma equipe mais produtiva transforma o escritório em um ambiente mais eficiente.

Converse, em seu escritório, sobre a adoção de estratégias de produtividade e inicie o processo de ajudar todos a ter mais tempo, mais resultados e mais equilíbrio em todas as áreas.

Como um executivo pode ser organizado e evitar excesso de trabalho vindo de tarefas não cumpridas?

Para se organizar melhor e evitar o excesso de trabalho, o executivo deve aprender a criar o hábito de se planejar. Um processo comum em administração do tempo é iniciar o planejamento semanal.

Minha recomendação é que no domingo, bem antes da hora de dormir, você olhe sua agenda da semana e pense em tudo que precisa fazer.

Primeiro olhe para seu objetivo, veja que etapas você consegue alocar para fazer na semana.

Depois, pense nas suas reuniões e antecipe possíveis problemas (se você tem uma apresentação na quarta-feira, providencie uma tarefa na segunda para evitar surpresas).

Agora, adicione as atividades cotidianas que deve fazer. Pense na duração de cada atividade e não exagere, pois deve sempre sobrar tempo para eventuais urgências que possam aparecer.

Planeje seu dia todos os dias, priorizando tudo que deve ser feito e checando se existem horas suficientes (e de sobra) para cumprir tudo o que for planejado.

Alguns executivos trabalham o dia todo. Mas, nunca conseguem ir mais cedo pra casa. Trabalhar demais significa utilizar o tempo corretamente?

Trabalhar demais não tem nada a ver com usar seu tempo corretamente. Existe uma grande diferença entre ação frenética e evolução.

Aquele profissional que é extremamente requisitado, ocupado e que vive sempre fazendo alguma coisa, nem sempre é o profissional que tem mais resultado. Ele age muito, mas evolui pouco. Os resultados podem até aparecer, mas com menor frequência e menos intensidade.

Quem vive no mundo das Urgências e das Circunstâncias entra em uma montanha russa de agitação, com poucas alternativas de saída. Isso acaba se tornando um processo vicioso: estar sempre ocupado e atarefado.

Para alguns, chega a ser sinônimo de status, liderança ou possibilidade de avançar na carreira. Mas é apenas uma falsa ilusão temporária que um dia poderá vir à tona.

Evoluir significa dar um passo adiante em seus objetivos pessoais e profissionais.

Significa ter ações orientadas com sua missão, seus papéis importantes e com tudo que tem relevância na sua vida. Significa ter resultados, atingir objetivos, dar exemplo aos outros. Significa valorizar o seu tempo e o da sua equipe.

Como lidar com situações que estão fora da programação diária do executivo sem acumular trabalho?

Se o executivo criar o hábito de planejar sua semana e priorizar diariamente o que deve fazer, somando o total de seu trabalho diário, ele deve deixar de duas a três horas não planejadas para eventuais urgências.

Dessa forma ele terá um dia com atividades importantes e quando eventuais urgências aparecem, entrarão em seu dia no espaço previsto, sem necessidade de um acúmulo extra de trabalho ou grandes surpresas.

Quanto mais você se planejar menos urgências você terá no seu dia e as situações fora da programação serão menos frequentes.

Como as empresas podem estimular seus funcionários a gerir melhor o tempo de trabalho?

É preciso que as empresas estimulem as pessoas a pensar que tempo é uma coisa importante, que está ligado a sua vida, seus relacionamentos, sua realizações.

Administrar tempo não é algo exclusivamente profissional onde apenas a empresa vai ganhar. Uma boa gestão do tempo é para a vida como um todo.

As empresas precisam criar programas de qualidade de vida, palestras e treinamentos sobre o tema.

Na Tríade do Tempo realizamos o que chamamos de programas de conscientização que visam despertar no grupo a importância do tema e a busca da mudança de comportamento com ações continuadas.

Gestão de tempo é da equipe e não apenas individual.

Como o hábito de procrastinar algumas tarefas pode ser combatido pelo próprio executivo ou pela empresa?

Em geral procrastinamos (adiamos) atividades com longa duração, que são complexas ou chatas. Esses fatores podem ser combatidos com algumas pequenas estratégias:

Pense no por quê está realizando aquela tarefa, coloque importância nisso que está fazendo e pense nos resultados a curto, médio ou longo prazo. Você não está apenas realizando a tarefa, está dando um passo para algo relevante à sua vida.

Divida em tarefas menores. Tarefas muito grandes tem uma maior tendência a serem procrastinadas. Divida essa tarefa em tarefas curtas, específicas e com duração máxima de até 3 horas.

Transforme a tarefa em um compromisso, com horário para começar e terminar. Escolha um horário que você seja produtivo.

Peça ajuda ou delegue se for possível.

Por que muitos funcionários se sentem mal quando saem no horário correto?

Porque infelizmente trabalhar em excesso e não ter tempo para nada se transformou em algo normal para os trabalhadores do século XXI.

A pessoa que consegue se planejar e administrar bem seu tempo e sai no horário, acaba sendo mal vista na empresa e por isso acaba se sentindo culpada.

Como o funcionário pode negociar com o chefe as suas tarefas?

Quando aplico nossos treinamentos sobre o tema é comum esse tipo de pergunta.

É imperativo que a liderança e a chefia compreendam que para a equipe conseguir administrar melhor seu tempo, eles precisam colaborar e ter a consciência de que existe uma prioridade, e eles tem o poder de alterar essa prioridade e entender o que pode ou não ser adiado para outro dia.

O funcionário precisa ter um planejamento, com sua lista de prioridades no dia. Se ele entender que existem prioridades demais e que a duração de todas essas prioridades, ultrapassa o número de horas de trabalho previsto, ele precisa negociar essa lista com seu chefe.

O ideal é mostrar o que ele priorizou para o dia e perguntar ao chefe o que deve realmente ser feito hoje e o que pode ser adiado.

Na maioria dos casos a negociação de prioridades funciona, principalmente se os líderes estão comprometidos com a qualidade de vida da equipe.
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O principal é se planejar e levar esse planejamento ao chefe. Se você não se planeja e vive o caos, tudo será prioridade e dificilmente haverá uma negociação eficiente nesse caso.

Como o empregador encara o funcionário que fica até tarde no escritório?

Depende do empregador. Já vi empresas em que ficar além do horário significava comprometimento e dedicação. Mas também existe o outro extremo que mostra improdutividade e má gestão de tempo. Defendo que ficar no escritório além do horário deve ser sempre evitado.

Com um bom planejamento isso raramente acontecerá. Se ficar além da hora é uma constante, pode indicar problemas sérios de produtividade da equipe, ou até mesmo falta de pessoal.

É impossível prever e antecipar todas as urgências. Elas acontecem além de nossa vontade e nesses casos ficar além do horário é aceitável.

O problema é quando essas urgências se tornam a rotina. Aí realmente existe um problema de gestão de tempo que precisa ser tratado com treinamento, consultoria ou conscientização do grupo.

Existem funcionários que fazem corpo mole durante o dia para ganhar hora extra ou acumular tempo no banco de horas?

Sim não é incomum isso acontecer. Por isso é preciso que o empregador adote padrões de produtividade no escritório ou métricas que permitiam identificar quando um trabalho está ultrapassando o volume aceitável de tarefas para ser executado.

O planejamento em equipe, evita que isso aconteça, pois eventuais distorções serão rapidamente percebidas por todos na equipe.

Utilize esse conhecimento com sabedoria e cresça ao utilizar seu tempo com sabedoria.