Gerenciamento do Conhecimento X Produtividade

Apesar de serem conceitos totalmente diferentes, a gestão do conhecimento e a produtividade estão cada vez mais ligados do que parece. A primeira vez que falei da importância da gestão de conhecimento para a administração de tempo, falavam que eu estava maluco, que eram temas muito distantes para serem conectados. Mas a realidade é completamente diferente no dia-a-dia.

A falta de conhecimento gerenciado causa o excesso de interrupções que muitos departamentos reclamam! No último mês estive envolvido em alguns clientes com foco em redução de urgências e interrupções e quando paramos para entender a origem das interrupções, em boa parte a causa é a falta de gestão de conhecimento.

É o estagiário que aprende a fazer uma requisição com o antigo estagiário e vive com dúvidas, as quais têm de sanar com alguém. São perguntas sempre iguais, mas que insistem em tocar o telefone. São aqueles arquivos que nunca são encontrados na rede e que vivem tomando o tempo da equipe na hora da localização, etc. Os exemplos são os mais variados, o que eles têm em comum é a perda da produtividade coletiva que geram.

Quando analisamos pelo lado pessoal, o excesso de informações diárias com que estamos lidando torna desesperador o desafio de organizar nosso conhecimento. Quem consegue dar conta de blogs, e-mails, arquivos, leitura de livros, revistas, etc? É muita informação para pouco tempo, mas com algumas técnicas no dia-a-dia é possível minimizar o impacto desses problemas tanto na equipe quanto para você:

• Faça a Intranet ser útil – Praticamente todas as empresas possuem uma Intranet, mas são poucas as que fazem esse recurso uma fonte de informações úteis para a equipe. Se quiser reduzir interrupções, procure fazer um levantamento das perguntas mais freqüentes e coloque as respostas na Intranet de forma organizada e facilmente pesquisável. Transforme os processos em “how to” para que possam ser facilmente replicáveis por qualquer pessoa.

• Faça uma dieta de informações – Você não precisa ler todas as revistas semanais, de negócio, de tecnologia, etc Escolha a revista predileta em cada área e cancele a leitura das outras. Reduzir a quantidade de informações reduz a ansiedade também.

• Caderno, agenda, Outlook? – Escolha um único lugar e centralize suas anotações. Você não imagina o tempo que perde procurando informações diariamente.

• Crie uma hierarquia padronizada – O maior problema da organização pessoal e profissional é a falta de um padrão unificado para organizar arquivos, pastas, e-mails, etc. Recomendo que você utilize o que chamo de “taxonomia pessoal”, que será este mapa padronizado com as suas informações e aplique este “mapa” em todos os seus ambientes que precisam ser organizados. É a mesma forma de organização para diferentes locais, o que economiza tempo.

Gerenciar seu conhecimento na vida pessoal e na equipe é cada vez mais importante e essencial para a produtividade acontecer. A tecnologia pode ajudar muito, mas sem organização pode causar ainda mais perda de tempo.